项目管理在电视直播活动中的运用

    电视直播，作为能在一个完整的时空里同步展现事件发生、发展全过程并可进行互动的一种节目形态，主要被应用于新闻、体育、文艺等诸多的节目形式之中，近年来随着电视媒体竞争的日益加剧，电视直播活动以其高收视率，对各电视台扩大自身影响力，树立频道品牌形象的巨大作用，越来越引起各电视媒体的重视。稍有实力的电视台，都乐于对重大新闻事件、庆典、赛事、文艺等活动进行现场直播，将原生态的场景和新闻事件的发展进程同步呈现给观众。
    电视直播活动由于涉及到策划、主持、推介、包装、摄像、剪辑、灯光、音响、字幕、传输、网络等数十个工作环节，媒体开展此类活动一般都要动员多个部门的力量，有些大型活动甚至要联合多家媒体之力进行打造。而直播活动的管理好坏，控制能力的强弱又直接影响着直播的成败。
如何将电视直播活动这一庞大的系统工程完成好已成为摆在广大电视工作者面前一项重要课题。近些年来，笔者朋友所在的杭州电视台不仅成功地直播了上百场自己策划的大型文艺、庆典、新闻等活动，而且完成了与日本福井电视台、韩国春川文化放送联合举办的三国卫星直播、西博会十四小时直播、跨越千年8小时直播、二十年二十件最有影响力的新闻事件颁奖晚会等多场重大直播活动。这一场场直播活动的顺利开展，都得益于将项目管理的科学手段和方法引入电视直播活动。
    项目管理是美国二战后为国防建设项目而创建的一种管理方法。如今项目管理的应用领域已迅速扩展到社会生产和生活的各个领域和各个行业。项目管理是管理者在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行有效的管理，即对项目从开始到结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价，以实现项目的目标。从项目管理的定义可以看出，既讲社会效益、经济效益、又讲效率的电视直播活动是非常适用项目管理的科学方法的。
从程序上说，电视直播活动策划和实施要按照科学的项目管理步骤来执行：
第一， 活动策划
1. 立项：每年每个阶段电视台都有许多值得报道、值得关注的活动，如何选择其中最有价值的活动，并且把这一活动作为一个直播项目确定下来，作为活动的报道者思路一定要很清晰。一场直播活动是否能成为一个好的项目，这其中最关键的一环就是所报道的活动必须有报道价值，题材新颖独到，能吸引大家关注。
2. 进行调查和可行性研究：电视直播活动调查有其特殊性，调查的内容涉及到国家关于活动方面的政策和法规、观众关注的热点、历史上同类型直播的操作方法、直播场地的状况和直播时间的选择等。可行性研究，是一个十分重要的工作步骤。主要包括直播活动是否符合国家、社会的需求，是否符合有关宣传政策、纪律，当然自身是否具有进行直播的人力、财力、物力、技术设备也要进行综合考虑。
3. 提炼主题，进行创意：如今的电视直播已不能靠个人的创意完成。任何一场直播活动都需要整个直播群体的开动脑筋、进行创意，靠新闻、技术、行政等不同部门、岗位人员的组合群体策划，多个学科知识的综合和集体的智慧才能完成。
第二，办理审批手续
    国家对于各类电视直播活动有着多项管理规定，如《广播电视管理条例》、《关于切实做好广播电视现场直播报道管理的通知》、《群众参与的广播电视直播节目管理暂行办法》等。电视台必须严格遵守这些规定，对于需向地方文化部门、公安部门、消防部门、环卫部门、电力部门、园林管理部门等报批的，都要按照相关制度进行审批。这样既能保证直播活动的合理合法开展，又能取得相关部门的指导与帮助。
第三， 确定直播场地、主要活动参与人员。如今的电视直播已不再局限于小小的室内演播室。在风景如画的湖畔，在层峦叠嶂的山林，在枪林弹雨的战场，在激烈竞争的比赛场，在空中，在海里……都已成为许多直播活动的场地。选择切合活动主题又具有直播设备、电力等方面条件需求的场地对于整个直播活动的顺利进行至关重要。直播活动需要准备的工作千头万绪，错综复杂，所以尽早确定直播活动的策划者、编导、技术人员、演职人员不仅有利于各项工作的开展，也能充分调动人员的工作积极性，尽早进入直播状态。
第四，制定活动筹备计划：包括工作计划、人员组织计划、活动进度计划、财务预算计划、文件档案管理计划、应急计划等。电视现场直播的完成是一家电视台集体智慧的结晶，是团队精神的集中体现。据初步统计，在演播室以外的任何一个地方完成一场现场直播，都将会牵涉到七、八个部门的几十个岗位，涉及到四、五个工作场面。这就需要编制科学的工作流程，制定详细的工作计划。从直播现场勘查、直播车停放、舞台背景布置、VTR录制、播放、直播活动的拍摄、节目的表演、现场电力、微波调试、各工作区域的联系、信号的传输等多个工作流程加以严格控制。电视直播的工作就象一座大的生产车间，而每项直播工作就象生产线上必不可少的环节，不管哪个环节上出现差错都会导致整个工作流程运行的瘫痪。如何合理调配各个岗位上的人员，调动大家的积极性，激励每一个人正确处理自己的直播角色是人员组织计划的重要任务。制定这样一份计划通常电视台都采用框图式构架，将各项工作由谁来负责、工作的具体情况及工作相互之间的联系等内容集中在一起用图表的形式表明，让所有工作人员一目了然。
    现场直播是一项组织性非常严密、和谐默契程度要求很高的工作，活动进度计划的制定有利于直播活动的每位参与人员了解活动的进程，科学合理的安排自己的工作进度，跟上整个直播团队的工作进程。特别是直播活动的倒计时表，似乎在时刻提醒所有的活动参与者在限定的时间里完成所分配的工作任务，极大的提高了工作效率。直播活动的进行需要很多东西，相应会产生许多的费用。各项开销如何处理，如何花费也是值得重视的问题。如果工作人员不敢确定某项开支应由单位负担还是自己承担的时候，多数会选择不去做这些工作或犹豫不决，这非常影响工作的正常开展。所以，活动负责人最好在直播活动前，拟定一个活动预算，初步估算所需的舞台背景、宣传包装、演出费用、场馆费用、餐饮支出、接待费等，做到心中有数，特别是许多直播活动会在双休日或晚间进行，这都不是财务部门、银行的工作时间，费用必须提前预支，如果临时支出这些经费而没有事先准备的话都会将工作引入被动。此外让每位工作人员了解相应的财务报销制度，解除疑虑，将会使直播工作更加顺利的开展。每次直播活动都会产生很多的相关文件、档案，如活动审批过程中的行政文件和与相关单位签定的合同、新闻宣传稿件、策划方案、活动参与人员的资料、通讯联系方式等。别小看这些文档，它在整个直播活动中作用非常关键，可以说是活动赖以开展的前提条件。例如今年该台与上腾娱乐、东方台合作的“我型我秀”杭州赛区预热赛直播活动，海选时选手填写的报名表就很重要，它不仅纪录了入选本次活动下一阶段选手的联系方式，也成为电视台的一笔财富。因为有些具有特别才艺的人可能会因为种种原因不适合此次直播活动，但是一旦有合适的机会电视台就能及时联系他们，为他们创造展现自我的舞台，成为丰富我们电视节目内容的新生力量。应急计划常常成为容易被忽略的地方，一方面是因为直播活动进行过程中出现的突发事件不容易让人把握；另一方面则在于人们对直播活动的风险管理缺乏清晰的认识，意识里还没有风险管理的概念。但电视直播活动涉及面广，影响大，要求高，谁也无法保证在这众多的工作环节中每个人都不出问题，所以一份相对严密的应急计划还是少不了的。国家广播电影电视总局制定了《关于群众参与的广播电视直播节目必须延时播出的通知》，对电视直播要求延时播出，这就是应急计划的措施。另外，对于室外的直播活动充分必须考虑天气的因素。2004年该台直播的《这里是亚洲》——中、日、韩三国卫星直播，在直播前一天该台还在风和日丽的西子湖畔彩排，第二天距离直播前两小时却下起了雷雨，为此电视台立即制定了雨天应急播出方案，准备临时更换直播地点，变动节目播出顺序，并与日本、韩国方面联系取得共识。好在直播前20分钟雨停了，所有节目都按照原来的播出计划进行，没有启用应急播出方案。但经过这次变动，也为大家敲响了警钟，在今后的直播活动中进一步增强了风险意识，为完善直播应急计划积累了经验。
第五，活动的实施阶段
    经历过电视直播活动的人一定都很了解，直播活动的开展现场简直就象一个沸腾的油锅，工作人员都保持着高度的紧张。它就像体育运动中的接力赛，又似球类运动中的传球动作，必须要人人明白、会心、和谐，否则就会出现执行偏差。各项工作一环扣一环，一旦出现状况，如果每个人都“指手画脚”、“自说自话”，那么整个直播场面一定会很乱。大家都不知道该听谁的，都不知道各项工作的进展如何，种种问题将接踵而至，直播现场也会失去控制。经历了多次直播活动的杭州电视台在这方面积累了很多经验，一张统一协调安排各项工作的直播串联单成为保证电视直播顺利开展的法宝。
直播串联单
    有了这张串联单，不仅让节目的组织者更加清晰的了解节目的进展程度，周全的考虑各个子项目所遇到的问题，而且也能让参与直播的每个工作岗位的人员明白自己在什么时候，什么地方，该干什么，相关的工作岗位什么时候需要做什么，需要得到什么样的协助，进一步增强了各个工作环节之间的相互配合，推动直播活动顺利进行。
第六，活动后的评估和总结
    一场现场直播如果没有科学的业绩评价体系，就等于做了一次毫无意义的机械运动。电视台要求对每次的直播活动进行及时的总结和评价，通过社会反响、收视率数据等多项指标进行系统、客观的分析，对直播过程中遇到的问题，出现的差错进行及时总结，并将积累的直播经验形成文字，为进一步提高全台的直播水平打下良好基础。

                                                                            2009-8-21