项目管理中的有效沟通-项目管理系统软件

人存在于社会之中，就无时无刻不在进行沟通，学好沟通的关键是要进行所谓的“有效沟通”。项目是特指为完成某一个特定目的而组织一系列活动，今天的很多工作都以项目的形式表现出来，项目管理师日益受到重视，项目管理认证市场变得很火爆，标志着项目管理已经被提到一个很重要的高度上来。

项目管理的过程中，有效沟通尤为重要，这是因为项目通常是受时间、资源等多重约束限制，而且往往项目不是一个人完成的，需要项目组内部进行高效的沟通，才能保证良好的效果。作为一名管理咨询师，想在“有效沟通”这个领域贡献自己的智慧，首先想到的就是以管理咨询中项目管理为例从某个小角度出发来谈谈对有效沟通的认识。众所周知，管理咨询特别强调沟通能力，包括和客户的沟通、项目组内部的沟通多种。沟通本身有很多种方式，包括一对一的沟通、一对多的沟通、多人之间的相互讨论等；从沟通的载体而言，有口头、书面、动作、甚至眼神等等；从渠道上分，也可以分为面谈、电话、网络、电视、广播等各种形式。

上面所有这些沟通方式，无论表面上看多复杂，实际上都可以简化成一对一的沟通形式，最终沟通都只是两个人之间的事情。沟通可以是相互的，但是具体到沟通的“一招一式”，都能找出一个信息发出者，一个信息的接受者。沟通的目的是为了两个人之间的交流，对于交换信息、拓宽思路和统一认识，沟通的作用巨大，而且很多时候是必不可少的。但是同时，沟通也需要付出一定的成本。最主要的成本是两方面的：一是沟通所花费的时间和精力；二是沟通过程中信息的失真和损失。

信息在一个人的头脑里处理的时候，信息传递不需要时间和精力，而且没有失真和损失，这两种成本为零；但当信息被两个人相互传递的时候，将花费大量的时间和精力成本，并且蒙受信息失真的损失，损失的具体大小取决于两个人的表达能力、理解能力、观点和思维的一致性以及达成一致的意愿强烈程度等多种因素。值得注意的是；在很多情况下，即使是两个同样具有很强的表达和理解能力的人，他们进行沟通要达成一致所需要花费的沟通成本是巨大的，而且很可能是沉没成本。聪明而执着对于沟通而言，有时候是相当危险的。很多人渴望说服别人而且不愿意被别人说服，事实上沟通的目的本身也并不是为了说服别人。管理咨询讨论的课题经常是社会科学而不是自然科学的范畴，它往往并没有一个绝对的标准或答案，在这种情况下，两个人如果在沟通时过分执着而忽视了沟通的最终目的，那么就可能是一场灾难。

管理咨询师发现他们的沟通成本经常是如此之高，以至于难以承受。到目前为止没有一个办法可以完全消除这种成本，但是有一些基本的原则可以帮助我们有意识地进行一些控制。首先是沟通之前对沟通的基本概念和目标进行清晰的界定。其次是不能沉溺于沟通本身，而必须时刻清楚沟通的目的；意识到沟通是有成本的，沟通的时间就是成本，客户在为这些成本买单。第三是事先制订一些规则，包括时间和回合的限制，耐心听完对方的话，进行“集中”决策，由最终必须对此负责的人决定。特别需要注意的是：不能折中和调和。很多时候，在讨论问题的时候，应该注意首先就基本前提和概念达成共识，并且明确一个讨论的一致的目标。

管理咨询顾问常常是执着而聪明的人，对他们而言，永不言败、渴望挑战是一个优点，从讨论中学习和提高也是他们的目的。但是，客户付款是希望能得到一定的成果，有相当强的目的性。很多时候，管理咨询顾问最容易犯的一个错误是不愿意被人说服，而以说服别人作为一个胜利。殊不知，浪费了自己和别人的时间，本身是最大的失败。

前面已经说过，无论怎样的沟通，其基本单元都是两个人之间的沟通，平均而言，这种沟通的成本是既定的。在管理咨询的项目组中，如果由一个人来做一件事情，比如做一个访谈或者完成一个报告，他很可能会有思维的盲点，所以需要和人来沟通，或者和别人共同完成。如果两个人进行沟通来完成的时候，沟通链是一条，沟通效果可能是原来的两倍；而如果三个人进行沟通，沟通链是三条，而沟通效果是原来的三倍。简单地讲，就是说沟通的效果是算术级数增加的，而沟通成本是几何级数递增的，所以在管理咨询实践中，一般最小的业务单元都是一个人或者两个人，很少有两个人以上的，这也是为什么我们往往在电视剧里看到所谓的“搭档”是两个人的原因。

当然，这是指最小的业务单元，事实上就整个项目组而言，经常会有一些多人的项目组，甚至出现过几十人、上百人的超级项目组，这种情况下需要借助一些其他的项目管理方法进行有序规划和有效管理，而划分的最小作业单元也往往是两个人。从这个意义上延伸，一般来讲，管理咨询项目团队内的业务单元有如下四种基本类型：项目经理负责，适用较小的项目，三个人以下，项目经理对事件负责，其他人提供辅助性支持；多个顾问向一个项目经理负责，每个顾问负责各自的一部分，项目经理进行管理和统筹；划分成很多小的部分，每部分都由两个顾问承担，两个顾问是平等的，没有主从之分：同样是划分成很多小的部分，每部分由两个顾问承担，但是有明显的主从，或者都是由项目经理指导其中一个人，讨论和决策时，以这个人的意见为主。

所以说这是项目管理中有效沟通很重要的一点，就是明确划分小的业务单元、降低沟通成本，同时为了做好事情，必须事先进行明确，进行充分的授权。虽然整个项目是项目经理负责，但是在决定这个业务单元由某个或者某两个人完成后，项目经理只能起管理上的控制、建议和指导的角色，不能对具体的内容进行过多的干预。从沟通的效果和效率角度出发，一般就只有上面四种模式，很多时候，顾问在进行决策时需要获取大量信息和思路，需要广泛的讨论，包括项目组内部讨论、头脑风暴会甚至进行上百人的问卷调查，这些都是辅助性的信息支持，最终的承担和负责的单元就是一个人或者两个人。

总的来说，只要注意了上面这些因素，就能更好地帮助我们进行有效沟通，从而提高项目管理的能力和水平，对咨询团队来说，能够更有效地提高效率；对企业而言，不管是作为管理咨询的客户还是管理实践者，这些办法都可以帮助它们从中受益。