如何有效避免采购上的失误-项目管理系统

从理论上讲，采购环节有六大因素：1、采购什么 2、何时采购 3、如何采购。4、采购多少5、向谁采购6、以何种价格采购。这是一种采购管理的理想状态。在现实做项目时远非这么简单。笔者现在所在公司是全国再生能能源工程公司的佼佼者，今年在全国范围内，在建项目就多达二十几个，规模之大是空前的。客观地说，这给公司单一的采购部门带来的压力是巨大的。但项目现场频频发生的采购失误是不正常的。具体表现为：1、最基本的原材料如钢板尺寸不对；2、明确要求的无缝钢管，到货的却是有缝钢管，阀门要铸钢的来的是铸铁的等等。由于这种失误造成现场的项目管理人员迫于工期紧而疲于现场组织采购，工作上非常被动。这种现场采购活动加上向厂家返货，大大地增加了非一致成本。把集中采购的优势抵消得一干二净，最后的结果是集中采购要比分散采购的成本大得多。

产生这种采购上的失误，我们不妨使用鱼骨图分析一下，大致原因如下：一、采购部门与项目工程部沟通不利，对所要采购的产品了解不多、不细。采购人员单凭综合材料表采购。这种综合材料表是项目设计人员根据设计的工艺图纸统计出来的，往往与现场实际出入较大，而就图纸本身带有一定的不确定性，是需要跟现场实际反复核对的。二、个别采购人员的责任心、专业素质有待加强。采购人员只按综合材料表向原材料供应商采购，只负责向对方打款，对供应商所提供的产品质量、到达现场的时间不闻不问。另外，说句不恭维的话，有些采购人员的专业素质有待提高。

总之，说一千道一万，这些失误的根结就是缺乏一个完整的项目计划。如果每一个项目立项后，能够做出一个相对详细的项目计划，采购人员在加强责任心和专业素质的前提下，就根据项目的工期进度计划按时、按量、按质的向项目现场提供所需原材料及产品，这样会大大降低采购上发生的非一致成本。此时，就完全可按照文章开始所提到的六大因素有条不紊的进行采购。