探索项目群策划和管理的基本方法和途径

摘 要：项目群管理是基于组织和项目群战略对一组群体性项目进行的一项综合集成管理，其主要目标是贯彻组织战略意图实现项目群战略目标。因此，项目群管理基于项目管理，高于项目管理，通过有效的组织和管理，实现各项目均衡协调发展，达到项目之间协调合有机融合、资源有效配置和效益最大化。文章利用系统论的观点，将项目群以及组成项目群的各个项目理解为一个有机的整体、一个系统，利用综合集成的方法和思路，提出项目群综合集成策划和管理的原理和方法，分析和总结了项目群策划和管理的基本方法和途径。
关键词：项目群管理；项目管理；组织战略；综合集成管理

1、项目群的概念
　　从不同的观察角度，各界对项目群提出了各种不同的定义。英国关于项目群的词条（在项目管理领域内）的解释是“具有共同战略目标或目的的一批相关的项目”。PMI基于项目的联系提出项目群是一组相互关联并需要进行协调管理的项目；Gray则从项目集群的目的出发，认为项目群是仅仅以协调管理或集成战略层面的报告为目的而进行的项目聚合；Ferns指出项目群是对项目以协调的方式进行管理，通过对相关项目的结构和过程进行组织，以获得比单个项目管理更大的整体利益；更多的学者基于战略角度给出定义：项目群是所有变更行动（包括项目和运作活动）有目的的集合，以实现战略或战术的利益，如Thiry。Mark-Lycett认为项目群管理是指为了实现一定利益，对一组相关的项目进行集成（Integration）和管理（Management），而当对单个项目采取独立的项目管理时，这—利益将无法实现，同时这些单个项目是互相联系的圆。系统性是项目之所以组成项目群的主要特征。项目群所属的各个项目是该系统的各个子系统，各个子系统之间具有其内在的层次和结构，并且各子系统之间相互关联，相互影响，共同组成一个有机的整体。各个项目的价值是有联系的，各个项目的价值汇总起来形成项目群的价值，只有所有的项目均完成项目群的整体目标才能实现；项目群实施完成后的功能不是项目群内部各个项目所形成功能的简单叠加，而是大于或者超出其所属项目功能的总和。

2、项目群管理的基本特征
　　1）项目群体管理，即不只着眼于单个项目实施的得失成败，而是站在整个组织的角度，着眼于整个项目群的协调发展，理解项目群、项目之间以及各个项目内部的各个管理领域之间的密切关系，协调制定各项目之间集成管理，保证项目群整体形成和发生效益。
　　2）战略层次，根据组织的远景和发展战略，明确各项目资源的配置方式，使稀缺资源得到集中使用，达到最大的资源投入回报率。
　　3）综合性管理的特征，管理工作和实施工作的综合协 调问题；项目沟通管理活动-设计交底；项目设备采购活动；各管理领域内容的综合协调问题；时间管理和成本管理之间的综合协调：随时间分布的预算；时间管理和采购管理之间的综合协调。
　　4）全局性管理的特征，项目生命周期各个阶段、各个责任实体、各项目部位等关系都必须纳入管理范围，予以计划和控制。
　　5）高层参与，其执行者均为组织高层管理人员，一般称为项目总监。
　　
3、项目群管理与项目管理的区别与联系
　　3.1传统项目管理的假定环境及条件按照传统项目管理理论，项目，通常具有以下定义：1）项目是一系列相互联系的任务；2）项目必须在限定的时间内完成；3）项目必须满足一系列特定的目标，如生产某种产品、提供某项服务，或者实现项目可交付成果，或者实施一项投资。因此，传统的项目管理通常基于以下假定：1）独立的工作系统；2）明确的时间及节点目标；3）确定的外部资源条件。这对单一任务的项目管理来说是恰当的，但是，他没有解决以下问题：1）对组织存在多个项目或者多个项目之间存在相互影响时的制约因素；2）项目目标的确定，项目按照给定目标完成并不能保证组织战略目标的实现，因此，各项目的时间及节点目标是如何确定和实现在项目管理层次不能解决；3）项目管理的技术和方法主要是一种技术，如关键线路法、进度计划、资源平衡方法，着眼于对项目的管理。但是，对于项目高层管理者而言，他所关注的不是实现项目的具体方法和手段，而是组织的整体战略目标的实现。
　　3.2项目群管理与项目管理的层次及关系项目管理与项目群管理是基于两个不同层次管理系统，项目群管理基于项目管理并高于项目管理，项目群管理和项目管理互相联系，但又各具特征。项目群管理更侧重于组织的战略，通过对项目的孤立性、模糊性的改善以及对组织发展和最终产品的统筹，获得更大的利益，而项目管理注重计划和执行并提交最终产品。在项目群管理中，项目群经理需在对多个具有不同目标的项目进行协调、平衡和管理，而项目经理是在单一功能的项目内进行管理。相比较单个项目管理，项目群管理存在以下优势：
　　（1）能够在各个独立项目间调节高峰工作量却不增加管理人员，并且在—系列项目完成后无需面临裁员问题；
　　（2）能够加快多个项目的整体进度；
    （3）能够把专家的技能带给每个项目；
　　（4）执行机构管理人员可以形成强大的后援支持；
　　（5）有助于新技术和新理念的推广。基于组织战略需要而建立的项目群管理，通过对项目以及项目中的活动更好的组织以创造价值，致力于对组织需求的响应，以更广阔的视野，确保从项目的活动中获得整体的利益。项目群是对现有的和将要开展的—些项目进行集群的一种组织框架，这些项目基于组织的战略建立共同的目标体系，以适应组织内、外部环境的方式互相关联，最终创造出集群个体项目总和的价值。项目群管理就是为了实现组织的战略和项目群的共同目标，应用知识、技能、技术、方法和工具，对项目群进行协同管理。项目群管理注重组织层次的变化，体现组织的战略目标。

4、项目群综合集成管理原理与方法
　　4.1项目群管理任务
　　1）群体内项目之间协调与融合对项目群内部，各个项目来说均可以相对独立的组织实施，项目的实施目标有可能偏离项目群整体目标。如何将各个独立的项目融合成有机的、相互紧密联系项目群进行管理，达到项目群整体目标是项目群管理者的主要任务之一。同时，对项目群内部各个项目来说，往往存在相互竞争关系，项目经理所关注的中心往往是自己所负责项目而不是项目群的战略，各个项目经理有可能为组织稀缺资源如资金、人员、设备、场地等展开争夺，竞争的结果有可能影响或制约了部分关键项目的工作或进度，进而使项目群战略目标无法实现。作为组织高层管理者，他的管理目标是组织战略目标的实现和项目群的整体效益，个别项目的并不能保证实现组织的整体战略目标。项目群管理者需要对群体内各个项目进行综合协调，包括进度、范围、时间安排、资源配置等，根据各项目的特点及需求及时调度资金和人员，通过协调各项目的进度计划和资源调配，最终实现整个组织的效益最大化。
　　2）组织资源在项目之间合理配置根据前述分析，项目群内各个项目之间存在相互竞争关系，各个项目的项目经理及其项目团队所关注的必然是所处项目利益的最大化，而不是项目群利益最大化。比如项目经理为了使自己的项目能够以最好的绩效完成，他们会努力为自己的项目争取最好、最多的资源（材料、人员和资金），尽管项目本身可能并不需要。这种利益最大化的行为在传统项目管理中可能是有效的，它可以使最重要的项目得到最好的资源并使他尽快完成。但是在项目群管理的环境中，管理的主要目标是项目群目标和组织利益最大化，个别项目过度占用资源必然会造成组织资源的浪费甚至影响其他项目相关资源的获取进而影响组织战略目标的实现。对项目群管理者来说，必须使组织稀缺资源在项目间合理配置，并达到动态平衡和协调，使组织资源发挥最大的效用，促进组织战略目标的实现。
　　3）项目群及时有效的控制和管理对于项目群尤其是工程来说，其规模一般特别巨大，管理跨度、管理层次远不同于项目管理，管理者如何及时获取和掌握各个项目的进展信息并及时作出决策，解决信息“短缺”和“超载”问题，从而缩短管理流程减少管理层次，实现对项目群的有效管理和控制，是项目群管理者关心和希望解决的重要问题。总之，项目群管理面临的主要问题就是如何在项目群总体目标框架内实现对内部各个项目行之有效的控制和管理，使之按照项目群总体意图进行并达到组织战略目标。
　　4.2综合集成方法综合集成方法是由钱学森、于景元、戴汝为等知名科学家在对社会系统、人体系统、地理系统等三个开放的复杂巨系统研究的基础上提炼、概括、抽象出的一种新方法，并认为这是现在能用的唯一能有效处理开放的复杂巨系统问题的方法。系统是指为实现一定目标而存在的，由若干相互作用和相互依赖的部分（称为子系统或元素）结合而成的有机整体。而这个系统又隶属于一个更大的复杂系统，成为这一更大系统的一个组成部分。对于开放的复杂巨系统，钱学森在1990年10月16日系统学讨论班上的发言中，指出了它的4个特征。
　　（1）系统本身与系统周围的环境有物质的交换、能量的交换和信息的交换；
　　（2）系统所包含的子系统很多，成千上万，甚至上亿万；
　　（3）子系统的种类繁多，有几十、几百甚至几千种；
　　（4）从整系统到子系统的层次很多，中间的层次又不认识，甚至连有几个层次也不清楚。这里所谓的层次是指已经认识得比较清楚的子系统到可以宏观观测的整个系统之间和系统结构的层次。综合集成方法的要旨，不在于强调通常意义下的定性与定量相结合的具体方法（这些具体方法在不同学科中是可以大不相同的），而在于强调一种系统研究方式、系统认识方式--这是近些年来的新创新。这种系统研究方式、系统认识方式的实质是以与被研究客体的复杂性相适应的“认识系统”去对付“对象系统”。也就是说，不是用非系统的方式，也不是用简单系统去对付复杂的对象系统，而是构成足够复杂的研究主体，其复杂性高于或相当于被研究的客体。这种综合集成方法就是要把各种行之有效的方法集中起来，形成堪与研究对象相匹敌的综合优势，形成研究主体优于研究对象的整体优势。这种综合集成方法，把价值判断、直觉判断和科学推理结合起来；不仅通过系统模型（逻辑模型和数学模型）进行模拟和仿真，而且实现了实证研究和经验判断相结合。
　　4.3项目群综合集成管理的原理通过前述分析可以看出，项目群实质上是一个巨系统，各个项目作为其子系统通过内在或外部关系如目标相关、资源共享、逻辑或空间相互制约等共同形成了一个有机的整体。因此，对项目群的管理必须将其作为一个整体进行系统管理，站在整个组织的角度，以战略性思维站在全局高度，着眼于整个项目群的协调发展，理解项目群、项目之间以及各个项目内部的各个管理领域之间的密切关系，协调各项目之间的范围、资源、进度等，通过项目群内部各项目的协调组织和管理达到组织的战略目标。对项目群的管理可以利用综合集成管理方法，利用系统思维，将项目群作为一个大系统进行综合集成管理。项目群综合集成管理是指为确保项目群内各项目以及各项项目管理工作能够有机的协调和配合所开展的综合性、全局性的管理工作和过程。它包括为达到甚至超过项目相关利益者的要求和期望，去协调各种相互冲突的项目群目标以及各个项目目标，去选择最佳或最满意的项目备选行动方案，以及变更集成控制项目和持续改善项目群工作和方法等方面的内容。项目群综合集成管理主要具有以下3个主要特征：
　　（1）综合性管理的特征。项目群综合集成管理的最大的特性是它的综合性，即不只注重单个项目的得失成败，不只注重项目群的某一方面或要素。在项目群尤其是大型项目群组管理中，存在许多方面的专项管理工作，如项目群内部具体的各个项目的管理，也存在项目群管理的各个方面如时间管理、成本管理、质量管理、范围管理、风险管理、沟通管理、采购管理、人力资源管理等。项目群具体各方面工作一般也由各个不同的部门或单位来完成，如行政中心项目，各个具体项目均由众多的施工单位组成共同完成各个项目具体工作，只有各个具体项目的全部完成项目群的工作才能最终完成。针对项目群管理，同样由具体部门针对具体方面进行管理，如项目质量、项目进度、项目成本管理一般由不同部门来负责。综合集成管理的主要工作就是采用系统管理方法，综合各方面的具体管理工作，解决信息孤岛综合各方面因素综合进行管理；
    （2）全局性管理的特征，即从全局出发，协调和控制项目群各个方面、各个项目和各个局部工作的变动的特性。如前所述，在项目群管理中，各个方面、各个局部或具体工作分别由不同部门或不同管理人员进行管理，这些工作及其管理都是为完成项目群的一项具体任务，实现项目群具体目标而开展的。当项目的外部环境或内部情况发生变化时，项目群的某一个项目或某个局部某一个方面发生变动，这些变动需要一种管理工作进行协调和统一，需要从全局和整体出发进行控制和管理。实施项目群综合集成管理就是实现这一作用的全局性管理工作；
　　（3）内外结合的协调管理，即全面控制和协调项目群内部管理与外部管理的特性。在项目群实施过程中，对于项目的管理和控制不只是项目群或项目内部的管理和控制，还需要对许多来自外部的影响和因素进行必要的管理和控制。例如对利益相关者在项目群实施过程中提出的各种各样的管理目标和任务的变动要求，项目主管领导对工作提出的新的要求，政府或主管部门的干预等。这些外部的影响因素和变动要求，必须与项目组织对项目的内部管理集成在一起，项目群综合集成管理正是这种将内部因素和外部因素结合起来进行管理的工作。
　　4.4系统方法由内部各个项目组成的项目群实质上是一个系统，这个系统由位于整个地区、行业及社会这个大系统之中，将项目群作为一个系统来管理，也就是运用系统科学的方法，通过信息反馈与调控，对项目群进行全面综合管理，包括计划、组织、指挥、协调、控制，以实现项目的目标。将项目作为一个系统管理体制早已有之，典型的案例如宋朝丁渭修复皇宫，在工程实施过程中，他构思了一整套实施方案：首先是挖地沟，把施工工地与自然河道连通，构成一条暂时的人工运河，而挖出的泥土烧制成砖，用作工程所需建材，人工运河用于运输所需的其他材料，最后用工程建筑废料填去人工运河。巧妙的结合工程中的几个要素，使各子系统的剩余功能得到了充分利用。
    4.5基于项目管理理论和方法项目群综合集成管理要求我们从总体上管理项目群的每一个资源、数据参数等，将各个项目作为一个综合系统一个整体的系统进行管理，结合了宏观和微观的工作方法与管理方法。但是，项目群综合集成管理并不是对项目管理理论和方法的否定，而是各项目以及各项目各个方面良好的管理，基于一些关键的传统项目管理技术，如，工作结构分解、关键路径、网络计划技术、基于活动的成本计算等。从本质上来说，项目群综合集成管理就是从全局的观点出发，以项目群总体利益最大化为目标，将项目群所属各项目作为一个有机的整体，运用系统管理和项目管理方法而开展的综合性管理的过程。（资料来源：中国项目管理资源网）

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